Для начала надо определить, что и для чего вы хотите сделать. Какие цели и задачи у велопробега. Это — основа.
Далее необходимо определиться со сроками. Когда вы хотите провести это мероприятие. Как правило, для небольших пробегов, может хватить на организацию и месяц. Если же вы ставите перед собой крупные задачи, то в некоторых случаях (некоторые виды благотворительных и спортивных пробегов) организационный цикл больше года! Это, конечно, редкость, но 3 месяца на организацию — это более менее обычный срок.
Наконец, надо посмотреть бюджет. Это важно. Если у вас есть желание сделать велопробег, но нет заметного бюджета, то можно порекомендовать стать спонсором или со-спонсором мероприятия, которое уже проводится и стоит в графике. Это получается заметно дешевле. Основные траты при организации велопробега, это орг работа, оборудование (сцена, звук, туалеты, автоподдержка), согласование с властями (при необходимости), реклама в СМИ, организация движения и техническая поддержка проекта.
Если вы определились с задачами и сроками, пишите.
Илья Гуревич